סגרתם על אירוע עם אולם אירועים? החלטתם להזמין הסעה לאירוע? עכשיו צריך לחבר את כל הקצוות, לוודא שיש התאמה בזמני ההגעה של האוטובוס ותחילת האירוע וכמובן – מנה לנהג
יותר ויותר מארגני אירועים פרטיים – אירועי חברות או גם אירועים משפחתיים – בוחרים להזמין הסעה לאירוע, במקום לסמוך על כל אורח שיגיע בכוחות עצמו.
העובדה הזו נכונה בעיקר כאשר מדובר באירועים שמתקיימים בנקודות מרוחקות יחסית בארץ, או כאשר יש הרבה מוזמנים מחוץ למקומות בהם ממוקמים אותם אולמות וגנים. במילים אחרות: כאשר יש מספר רב של מוזמנים, שדרושה עבורו הסעה.
מה חשוב לבדוק, אם אתם מארגנים אוטובוס לאירוע?
אוטובוס הוא כלי רכב לא קטן. קשה למצוא עבורו חניה ברחוב, למשל, והוא דורש מרחב תמרון.
אם ברור לכם שתצטרכו הסעה בצורה של כלי רכב גדול כזה, כדאי שהאולם שלכם יהיה ממוקם במקום נגיש לאוטובוס: שיהיה נח להגיע קרוב לאולם, ככל האפשר, ושיהיה מקום חניה לאוטובוס, בקרבת האולם או גן האירועים.
נקודה נוספת שחשוב לוודא היא שהגישה למקום האירוע באופן כללי היא נוחה לאוטובוס: יש מקומות לא מעטים לאירועים שממוקמים ליד חוף הים, במושבים ובכפרים ובמקומות שיש אליהם אומנם דרך גישה, אבל היא צרה ועלולה להיות לא נוחה. במיוחד מדובר בדרכי עפר וכורכר, שבחורף עלולות להיות פחות עבירות.
- בדקו עם חברת ההסעות וודאו שרכב ההסעה יכול להגיע לנקודת הכינוס או למקום האירוע.
- בקשו מבעלי האולם הנחיות בקשר לדרכי הגעה ואורך הנסיעה ואם אין לאולם חניון משלו, המלצות על חניות או מקום חניה קרוב, מתאים לרכב ההסעות שהזמנתם.
שעות יציאה והגעה
מאוד לא נעים לראות אוטובוס שלם, על נוסעיו ואורחיו, שמגיע לאולם שעדיין לא מוכן לקבל אותו.
ודאו שהאולם מעודכן לגבי שעת היציאה של רכב ההסעות והזמן שבו הוא יגיע; חשוב שהמזנון יהיה מוכן לקבל את האורחים, מצד אחד, ומצד שני שלא יהיה מצב שבו כל ה- finger food נטרף על ידי האורחים שכבר הגיעו 'מזמן'.
ארוחת ערב או מנה ואירוח לנהג
במיוחד באירועים שמתקיימים בערב, אבל לא רק, וחשוב עוד יותר אם הנהג צריך לנהוג שעות ארוכות:
דאגו שיהיה מקום שבו הנהג יכול לנוח; שיהיה סמוך לאולם אבל שקט ונעים. נהגים רבים מוצאים את עצמם "זרוקים" באוטובוס, מחכים לסוף האירוע – וחבל.
בנוסף, דאגו למנה נוספת עבור הנהג, לכיבוד וכו', ממש כאילו היה אחד האורחים.